CRM für Agenturen 2026
6 CRM-Systeme verglichen, die für Agenturen wirklich funktionieren. Profitabilitäts-Tracking, Kundenreporting und ein 30-Tage-Implementierungsplan — damit Pitches nicht mehr im E-Mail-Posteingang verschwinden.
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Mehr zum Affiliate-HinweisWas Agenturen von einem CRM wirklich brauchen
Agenturen haben andere Anforderungen als klassische Vertriebsteams. Diese Prioritätenliste zeigt was wirklich zählt:
Deal-Pipeline für Angebote — wichtig
Agenturen haben lange Sales-Zyklen: Briefing → Konzept → Angebot → Auftrag. Eine visuelle Pipeline macht den Status aller Pitches auf einen Blick klar.
Follow-up-Erinnerungen — wichtig
Leads werden vergessen, wenn Follow-ups nicht systematisch geplant werden. Das CRM erinnert automatisch an offene Aktivitäten.
E-Mail-Integration — wichtig
Alle Kundenkommunikation direkt im CRM sehen — ohne manuelles Kopieren aus dem Posteingang. Bei mehreren Account-Managern essentiell.
Profitabilitäts-Tracking — wichtig
Welche Kunden sind nach Abzug aller Stunden wirklich profitabel? Ohne Tracking-Daten fällt das schwer zu beantworten — und unprofitable Kunden bleiben unentdeckt.
Kundenreporting-Automatisierung — wichtig
Monatliche Berichte für Retainer-Kunden manuell erstellen kostet Stunden. Automatisiertes Reporting aus CRM-Daten spart Zeit und zeigt Professionalität.
Teamzugang mit Berechtigungen — wichtig
Wer betreut welchen Kunden? Agenturen brauchen Rollentrennung zwischen Account Management, Business Development und Geschäftsführung.
DSGVO-Konformität — wichtig
Kundendaten (auch B2B!) sind personenbezogen. Das CRM muss AVV-fähig sein und DSGVO-konform betrieben werden.
Zeiterfassung integriert
Für Agenturen mit Stundenabrechnung praktisch — aber kein CRM bietet das nativ außer Teamleader. Alternative: Clockodo oder ZEP per Zapier anbinden.
6 CRM-Systeme für Agenturen im Vergleich
Bewertet nach Pipeline-Features, Agentur-spezifischen Funktionen, Setup-Aufwand und Preis-Leistung.
| CRM | Rating | Preis/Mo |
|---|---|---|
| 4.5 | ab 14 €/Nutzer/Mo | |
| 4.4 | Free · ab 15 €/Nutzer | |
| 4.3 | ab 35 €/Mo (2 Nutzer) | |
| 4.2 | ab 12 €/Nutzer/Mo | |
| 4.2 | Free bis 3 Nutzer · ab 14 € | |
| 4.1 | ab 25 €/Nutzer/Mo |
Pipedrive
Agentur-Empfehlungab 14 €/Nutzer/Mo · 14 Tage kostenlos
Stärkste Sales-Pipeline für Neukundenakquise — in Stunden einsatzbereit
Beste Pipeline-Übersicht im Segment
Aktivitäts-Erinnerungen für Follow-ups
E-Mail-Tracking direkt im Deal
KI-gestützte Sales-Tipps
14 Tage kostenlos testen
Kein dauerhafter Free-Plan
Kein natives Projektmanagement
Marketing erst in höheren Tarifen
Ideal für: Agenturen mit aktivem Neukundenvertrieb und mehreren parallelen Pitch-Prozessen
Profil →HubSpot CRM
Free · ab 15 €/Nutzer · Dauerhaft kostenlos
Kostenloser Einstieg + Marketing-Automatisierung für Inbound-Agenturen
Dauerhaft kostenlos (unbegrenzte Nutzer)
Marketing Hub nahtlos integrierbar
Meeting-Booking-Tool inklusive
300+ Integrationen
Starkes Reporting
Marketing-Automatisierung sehr teuer
Datenspeicherung in USA
Komplexer Setup bei wachsenden Anforderungen
Ideal für: Agenturen, die Inbound-Marketing betreiben und CRM+Marketing in einem Tool wollen
Profil →Teamleader
ab 35 €/Mo (2 Nutzer) · 14 Tage kostenlos
CRM + Projektmanagement + Zeiterfassung in einem — speziell für Agenturen
Natives Projektmanagement
Zeiterfassung und Profitabilitäts-Tracking
Angebote direkt aus CRM
Rechnungsstellung integriert
Designed für Agenturen
Teurer als reine CRM-Tools
Nicht ideal für Sales-heavy Teams
Weniger Pipeline-Features
Ideal für: Agenturen, die CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung in einem Tool brauchen
Profil →Monday CRM
ab 12 €/Nutzer/Mo · 14 Tage kostenlos
Flexibelste Visualisierung — bestes Tool wenn Agentur bereits Monday für Projekte nutzt
Extrem flexible Dashboards
Nahtlos mit Monday Work Management
Automatisierungen ohne Code
Kanban, Gantt, Timeline inklusive
Gute Kollaboration
Nicht primär als CRM designed
Pipeline weniger intuitiv als Pipedrive
Kann überwältigend werden
Ideal für: Agenturen, die Monday bereits für Projektmanagement nutzen und CRM integrieren wollen
Profil →Zoho CRM
Free bis 3 Nutzer · ab 14 € · Kostenlos bis 3 Nutzer
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit KI, 500+ Integrationen und günstigem Einstieg
KI-Assistent Zia
Kostenlos bis 3 Nutzer
500+ Integrationen
Günstigste bezahlte Tarife
Mehr Einarbeitung nötig
DE-Kundensupport eingeschränkt
UX nicht auf Agenturen optimiert
Ideal für: Kleine Agenturen, die ein funktionsreiches CRM günstig starten wollen
Profil →Salesforce
ab 25 €/Nutzer/Mo · 30 Tage kostenlos
Enterprise-Power für große Agenturen — aber Overkill für die meisten
Umfangreichste Reporting-Features
Beste Skalierbarkeit
Riesiges App-Ökosystem
Enterprise-Integrationen
Sehr teuer und komplex
Lange Implementierungszeit
Für KMU meist Overkill
Ideal für: Große Agenturen mit 20+ Mitarbeitenden und komplexen Enterprise-Sales-Prozessen
Profil →Transparenter Vergleich
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Mehr zum Affiliate-HinweisProfitabilitäts-Tracking: Welche Kunden wirklich lohnen
Das größte versteckte Problem in Agenturen: Kunden, die auf dem Papier gut zahlen, aber nach Abzug aller Stunden kaum profitabel sind. CRM-Profitabilitäts-Tracking macht das sichtbar.
Teamleader
NativNatives Profitabilitäts-Tracking: Stunden-Kosten vs. Projekterlös direkt im CRM sichtbar
Pipedrive + Clockodo
Via ZapierZapier-Integration: Stunden aus Clockodo erscheinen im Deal-Profil, Marge berechbar
Monday + Harvest
IntegrationHarvest-Integration für Zeiterfassung direkt in Monday-Boards, Projekt-P&L möglich
Case Study: Storylead Agentur
Nach CRM-Implementierung mit klarer Pipeline und Follow-up-Tracking: +100 % mehr qualifizierte Leads und +67 % mehr Umsatz — ohne mehr Marketing-Budget. Der Unterschied war systematisches Follow-up statt hoffnungslosem Warten.
Kundenreporting automatisieren: So sparen Agenturen Stunden
Retainer-Kunden erwarten monatliche Berichte. Manuell erstellte Reports kosten 2–4 Stunden pro Kunde — bei 10 Kunden sind das 20–40 Stunden im Monat, die produktiver eingesetzt werden könnten.
Aktivitäten im CRM systematisch erfassen
Jedes Meeting, jede E-Mail, jede Lieferung als Aktivität loggen — nicht für euch, sondern für den automatisierten Report.
HubSpot Report-Builder oder Pipedrive Insights nutzen
Beide Tools haben integrierte Reporting-Features, die Aktivitäten, Deals und Kommunikation nach Kunde gruppiert ausgeben.
Monatlichen Report-Template erstellen
Einmal einrichten, jeden Monat auf Knopfdruck abrufen. Zeigt geleistete Aktivitäten, Meilensteine und nächste Schritte.
Automatisch per E-Mail versenden
HubSpot Workflows und Pipedrive Automations können Reports automatisch am Monatsende an definierte Empfänger senden.
5-Schritte-Checkliste: Das richtige CRM wählen
Wie viele aktive Pitches habt ihr gleichzeitig?
Unter 10: HubSpot Free reicht. 10–50: Pipedrive. Über 50: Salesforce oder HubSpot Sales Hub.
Braucht ihr Projektmanagement im CRM?
Ja → Teamleader oder Monday. Nein → Pipedrive oder HubSpot (reines CRM, Projekte separat).
Wie wichtig ist Marketing-Automatisierung?
Sehr wichtig → HubSpot (Marketing Hub integrierbar). Weniger wichtig → Pipedrive (günstiger, einfacher).
Habt ihr ein DSGVO-Problem mit US-Servern?
Sensitiv → Zoho (EU-Server möglich) oder CentralStationCRM (DE-Server). Weniger sensitiv → HubSpot oder Pipedrive.
Was ist euer Budget pro Nutzer?
Kostenlos → HubSpot Free oder Zoho Free. Unter 15 €/Nutzer → Pipedrive oder Zoho. Über 15 €/Nutzer → Teamleader oder Salesforce.
30-Tage-Implementierungsplan für Agenturen
Dieser Plan funktioniert für Pipedrive und HubSpot. Teamleader benötigt 1–2 Wochen mehr für Projektmanagement-Setup.
Woche 1
Setup und Datenmigration
- CRM-Account einrichten und Team einladen
- Bestehende Kontakte aus Excel/E-Mail importieren
- Pipeline-Phasen an eure Vertriebsprozesse anpassen
- E-Mail-Integration aktivieren
Woche 2
Pipeline aufbauen
- Alle aktuellen Pitches als Deals anlegen
- Follow-up-Erinnerungen für alle offenen Deals setzen
- Deal-Wert und erwartetes Abschlussdatum eintragen
- Erste Aktivitäten-Statistiken prüfen
Woche 3
Prozesse automatisieren
- Automatische Follow-up-Erinnerungen einrichten
- E-Mail-Vorlagen für Angebotsverfolgung erstellen
- Dashboard für Pipeline-Übersicht konfigurieren
- Team auf einheitliche Datenpflege einschwören
Woche 4
Reporting und Optimierung
- Ersten Monatsbericht aus CRM exportieren
- Conversion-Rate pro Pipeline-Phase analysieren
- Bottlenecks identifizieren (wo verlieren wir Deals?)
- Prozesse basierend auf Daten anpassen
Welches CRM passt zu eurer Agentur?
Wenn Ihr habt aktiven Neukundenvertrieb mit vielen parallelen Pitches:
→ Pipedrive — stärkste Pipeline, schnellste Einrichtung, 14 Tage kostenlos
Wenn Marketing-Automatisierung ist genauso wichtig wie CRM:
→ HubSpot CRM — dauerhaft kostenlos, Marketing Hub nahtlos integrierbar
Wenn Ihr braucht CRM + Projektmanagement + Zeiterfassung in einem:
→ Teamleader — speziell für Agenturen gebaut, natives Profitabilitäts-Tracking
Wenn Ihr nutzt Monday bereits für Projekte und wollt CRM integrieren:
→ Monday CRM — nahtlose Integration mit bestehendem Workflow
Wenn Ihr seid eine kleine Agentur und wollt kostenlos starten:
→ HubSpot Free (unbegrenzte Nutzer) oder Zoho Free (bis 3 Nutzer)
Wenn Ihr habt 20+ Mitarbeitende und Enterprise-Sales-Prozesse:
→ Salesforce — umfangreichste Features, aber hoher Setup-Aufwand
FAQ: CRM für Agenturen
Welches CRM ist das beste für Agenturen?
Pipedrive ist für die meisten Kreativ- und Digitalagenturen die stärkste Wahl: klare Sales-Pipeline, Aktivitäts-Erinnerungen und E-Mail-Tracking — in wenigen Stunden einsatzbereit. HubSpot CRM ist besser wenn Marketing-Automatisierung dazugehören soll. Teamleader und Monday sind besser wenn Projektmanagement integriert sein soll.
Braucht eine kleine Agentur ein CRM?
Ab ca. 3 Account-Managern oder mehr als 20 aktiven Pitches gleichzeitig: ja. Darunter reicht oft eine strukturierte Kontaktliste. Das größte Problem ohne CRM: vergessene Follow-ups und fehlende Übersicht über Pipeline-Status. HubSpot CRM ist dauerhaft kostenlos — kein Risiko zum Ausprobieren.
Was ist Profitabilitäts-Tracking im CRM?
Profitabilitäts-Tracking zeigt welche Kunden und Projekte tatsächlich profitabel sind — nach Abzug aller Stunden und Kosten. Teamleader bietet das nativ integriert. Für Pipedrive gibt es Zapier-Integrationen mit Zeiterfassungstools wie Clockodo oder ZEP. Ohne Tracking-Daten werden unprofitable Kunden zu spät erkannt.
Wie verbinde ich CRM und Zeiterfassung?
Teamleader verbindet beides nativ — ideal für Agenturen, die nach Aufwand abrechnen. Alternativ: CRM für Akquise (Pipedrive) + separate Zeiterfassung (Clockodo, ZEP) + Rechnungssoftware (Lexoffice, FastBill) — mit Zapier verbunden. FastBill kombiniert Zeiterfassung und Rechnungsstellung, kann an Pipedrive angebunden werden.
Wie lange dauert die CRM-Implementierung für eine Agentur?
Mit dem 30-Tage-Plan oben: 4 Wochen bis zum produktiven Betrieb. Woche 1 für Setup und Datenmigration, Woche 2 für Pipeline-Aufbau, Woche 3 für Automatisierungen, Woche 4 für Reporting und Optimierung. Pipedrive und HubSpot sind dabei am schnellsten einsatzbereit — Salesforce kann Monate dauern.