E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was sich ändert und was du jetzt tun musst
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Seit 2025 Empfangspflicht für alle, ab 2027 Ausstellungspflicht für große Unternehmen, ab 2028 für alle. Was Selbstständige und KMU jetzt wissen müssen.
Thema
Ratgeber
Veröffentlicht
01. Januar 2025
Aktualisiert
01. Mai 2026
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Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Das bedeutet: Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und GoBD-konform für 10 Jahre zu archivieren – auch wenn es selbst noch keine ausstellen muss.
Die Pflicht zur aktiven Ausstellung von E-Rechnungen kommt gestaffelt: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz (2026) E-Rechnungen ausstellen. Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Wichtig: PDF-Rechnungen per E-Mail gelten seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Sie sind während der Übergangsfristen noch erlaubt, aber nur wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
Worauf solltest du achten?
Empfehlung von AnbieterPilot
Wer noch keine E-Rechnung-fähige Software nutzt, sollte jetzt handeln. Lexoffice, SevDesk, Billomat und FastBill unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits vollständig. Prüfe aber immer ob die E-Rechnung-Funktion in deinem konkreten Tarif enthalten ist.
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne?
Eine E-Rechnung im Sinne des deutschen Steuerrechts ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die maschinell verarbeitbar ist und dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Eine einfache PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Anerkannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen – auch nach 2028. Sie müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme seit dem 1. Januar 2025.
Ab wann muss ich als Selbstständiger E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von deinem Jahresumsatz ab. Hattest du 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027. Liegt dein Umsatz darunter, gilt sie erst ab 1. Januar 2028. Als Kleinunternehmer (§19 UStG) bist du dauerhaft ausgenommen.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?
Noch ja – aber nur befristet. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Bis Ende 2027 gilt das noch für Unternehmen unter 800.000 Euro Jahresumsatz (2026), aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 sind PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nicht mehr erlaubt.
Was passiert wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Wer die Empfangspflicht nicht erfüllt, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Lexoffice oder SevDesk lösen das Problem – moderne Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.