ZUGFeRD Software 2026: Hybrides Rechnungsformat einfach erklärt
ZUGFeRD Software im Vergleich: Was das Format leistet, welche Anbieter es unterstützen und warum es für viele Unternehmen die praktischere E-Rechnung-Lösung ist.
Thema
Ratgeber
Veröffentlicht
01. Februar 2025
Aktualisiert
01. März 2026
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Martin Frost beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit digitalen Business-Prozessen, Buchhaltungssoftware und kaufmännischen Tools für kleine Unternehmen und Selbstständige.
Überblick
ZUGFeRD löst ein praktisches Problem: Elektronische Rechnungen sollen maschinell verarbeitbar sein – gleichzeitig müssen Menschen sie lesen können, ohne spezielle Software. ZUGFeRD verbindet beides. Eine normale PDF-Rechnung, in die strukturierte XML-Daten eingebettet sind. Wer sie öffnet, sieht eine gewöhnliche Rechnung. Wer sie maschinell verarbeitet, bekommt strukturierte Daten.
Das macht ZUGFeRD besonders im B2B-Bereich attraktiv: Kunden können die PDF-Rechnung wie gewohnt weiterverarbeiten, größere Unternehmen können sie automatisch in ihre Buchhaltungssysteme einlesen. Keine Umstellung der Prozesse, keine Schulung der Empfänger.
Seit der EU-Richtlinie zur E-Rechnungspflicht gewinnt ZUGFeRD auch in Deutschland an Bedeutung. Viele Buchhaltungsprogramme haben ZUGFeRD bereits integriert – die Frage ist, in welchem Tarif und wie vollständig.
Worauf solltest du achten?
Empfehlung von AnbieterPilot
Für Unternehmen, die vor allem im B2B-Bereich aktiv sind, ist ZUGFeRD oft der praktischere Einstieg in strukturierte Rechnungen. Lexoffice und SevDesk unterstützen ZUGFeRD gut. Wer sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an private Unternehmen rechnet, sollte eine Software wählen, die beide Formate – XRechnung und ZUGFeRD – abdeckt.
Häufige Fragen
Was bedeutet ZUGFeRD genau?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Die PDF-Seite ist für Menschen lesbar, die XML-Seite für maschinelle Verarbeitung.
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich nutzen?
Version 2.x ist der aktuelle Standard, der die europäische Norm EN 16931 erfüllt und damit als E-Rechnung im Sinne des deutschen Steuerrechts gilt. Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.x) gelten nicht als E-Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen ab 2025.
Welche Software unterstützt ZUGFeRD?
Die meisten bekannten deutschen Buchhaltungsprogramme – darunter Lexoffice, SevDesk, Billomat und FastBill – unterstützen ZUGFeRD. Die genaue Verfügbarkeit hängt vom Tarif ab. Prüfe vor dem Kauf konkret, ob ZUGFeRD-Versand und -Empfang im gewählten Paket enthalten sind.
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