XRechnung Software 2026: Was du wirklich wissen musst
XRechnung Software im Vergleich: Was das Format bedeutet, welche Anbieter es unterstützen und worauf Selbstständige und kleine Unternehmen bei der Auswahl achten sollten.
Thema
Ratgeber
Veröffentlicht
15. Januar 2025
Aktualisiert
01. März 2026
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Martin Frost beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit digitalen Business-Prozessen, Buchhaltungssoftware und kaufmännischen Tools für kleine Unternehmen und Selbstständige.
Überblick
XRechnung ist seit einigen Jahren kein Nischenthema mehr. Wer regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – Behörden, Bundesbehörden, Kommunen – stellt, kommt daran kaum noch vorbei. Seit November 2020 sind Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnung-Format zu empfangen. Viele Landesbehörden und kommunale Stellen ziehen nach.
Das klingt technischer als es ist. In der Praxis bedeutet XRechnung: eine strukturierte XML-Datei, die maschinell verarbeitet werden kann, statt einer PDF-Rechnung, die jemand manuell eintippen muss. Gute Software nimmt dir diesen Schritt ab – du erstellst die Rechnung wie gewohnt, das Programm generiert das richtige Format.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob du XRechnung brauchst. Die Frage ist, welche Software das für dich zuverlässig und ohne extra Aufwand erledigt.
Worauf solltest du achten?
Empfehlung von AnbieterPilot
Für die meisten Selbstständigen und Freelancer, die gelegentlich an öffentliche Auftraggeber rechnen, reichen Lexoffice oder SevDesk als Einstieg. Beide unterstützen XRechnung – prüfe aber konkret, ob dein geplanter Tarif den Versand abdeckt. Wer häufig und automatisiert XRechnungen versenden muss, sollte Billomats API-Unterstützung in Betracht ziehen.
Häufige Fragen
Was ist XRechnung und wer braucht es?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen, das vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland relevant ist. Bundesbehörden sind seit 2020 verpflichtet, XRechnungen zu empfangen. Selbstständige und Unternehmen, die an Behörden rechnen, benötigen eine Software, die dieses Format unterstützt.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbaren PDF-Inhalt – es richtet sich an maschinelle Verarbeitung. ZUGFeRD kombiniert eine normale PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist der Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, ZUGFeRD ist stärker im B2B-Bereich verbreitet. Viele Softwarelösungen unterstützen beide Formate.
Welche XRechnung Software ist für kleine Unternehmen geeignet?
Für kleine Unternehmen und Freelancer sind Lexoffice und SevDesk die am häufigsten genutzten Optionen. Beide bieten XRechnung-Unterstützung, wobei die genaue Verfügbarkeit vom gewählten Tarif abhängt. Wer häufig und automatisiert XRechnungen verschickt, sollte Billomats API in Betracht ziehen.
Was ist die Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe auf XRechnungen, die den Empfänger eindeutig identifiziert. Du bekommst sie vom Auftraggeber – in der Regel in der Bestellung oder im Vertrag. Ohne gültige Leitweg-ID kann eine XRechnung nicht zugestellt werden.
Muss ich als Freelancer XRechnung nutzen?
Wenn du an Bundesbehörden oder viele Landesbehörden rechnest, ja. Für reine B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist XRechnung derzeit freiwillig – allerdings wird die E-Rechnungspflicht schrittweise ausgeweitet. Es lohnt sich, eine Software zu wählen, die XRechnung unterstützt, auch wenn du es heute noch nicht zwingend brauchst.
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