Zeiterfassung kostenlos 2026
Clockify (∞ Nutzer), Toggl Track (5 Nutzer), Clockodo (1 Nutzer, DSGVO) und 2 weitere — ehrlicher Vergleich mit ArbZG-Check und 2-Jahres-Aufbewahrungspflicht.
Transparenter Vergleich
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Mehr zum Affiliate-HinweisArbZG-Pflicht seit BAG-Urteil 2022: Was müssen Zeiterfassungstools leisten?
BAG-Urteil September 2022: Alle Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen
Das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) verpflichtet alle deutschen Arbeitgeber zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung — unabhängig von Betriebsgröße.
Pflichtanforderungen
- Start- und Endzeit erfassen
- Pausenzeiten dokumentieren
- 2 Jahre aufbewahren
- Für Behörden zugänglich
Bußgelder bei Verstößen
- ArbZG-Verstöße: bis 15.000 €
- MiLoG §17 (Mindestlohn): bis 30.000 €
- Aufzeichnungspflicht verletzt: bis 2.500 €
5 kostenlose Zeiterfassungstools im Vergleich
| Tool | Note | Nutzer | Preis |
|---|---|---|---|
ClockifyTestsieger Free | 4,3 | ∞ | 0 € |
Toggl TrackSolo-Tipp | 4,2 | 5 | 0 € |
ClockodoArbZG-Empfehlung | 4,0 | 1 | 0 € (1 Nutzer) |
| 3,8 | ∞ | 0 € | |
Harvest (Trial)Trial only | 4,4 | ∞ | 0 € (30 Tage) |
ArbZG-Anforderungscheck: Was leisten die Free-Tools wirklich?
| ArbZG-Anforderung | Clockify | Toggl | Clockodo |
|---|---|---|---|
| Start- und Endzeit erfassen | |||
| Pausenzeiten erfassen | |||
| 2 Jahre Aufbewahrung | |||
| Deutsches Rechenzentrum (DSGVO) | |||
| ArbZG-Schichtbuch | |||
| Überstunden-Tracking | |||
| Export für Behörden |
Clockodo ist das einzige kostenlose ArbZG-konforme Tool für deutsche Unternehmen
Deutsches Rechenzentrum, ArbZG-Schichtbuch, 2-Jahres-Aufbewahrung — kostenlos für 1 Nutzer. Ab 2 Nutzern: ab 3,90 €/Nutzer/Monat.
Die 3 besten kostenlosen Zeiterfassungstools im Detail
Beste Wahl für Teams: Unbegrenzte Nutzer, Projekte und Zeit im Free-Plan. DSGVO-Caveat: US-Server.
Vorteile
- ∞ Nutzer und Projekte
- Timer + Manuelle Eingabe
- iOS/Android App
- Chrome-Extension
- Basis-Reporting
Nachteile
- US-Server (DSGVO-Risiko)
- Kein ArbZG-Schichtbuch
- Kein Überstunden-Tracking
- Kein Export im Free-Plan
Schönstes UI, bestes Projekt-Reporting — ideal für Freelancer und kleine Agenturen
Vorteile
- Sehr intuitives UI
- Detaillierte Projektauswertung
- Integrationen (Asana, Trello, Jira)
- Gute Mobile-App
Nachteile
- Max. 5 Nutzer im Free-Plan
- US-Server
- Kein ArbZG-Schichtbuch
Deutsches Unternehmen, DSGVO-konform, ArbZG-Schichtbuch, 2 Jahre Aufbewahrung — kostenlos für 1 Nutzer
Vorteile
- Deutsches Rechenzentrum
- ArbZG-Schichtbuchfunktion
- 2 Jahre Aufbewahrung
- DSGVO-konform
- DATEV-Export (bezahlt)
Nachteile
- Free-Plan nur 1 Nutzer
- Reporting eingeschränkt im Free-Plan
Welches kostenlose Zeiterfassungstool passt zu dir?
Wenn
Team ab 2 Personen, kein Budget
Dann
Clockify Free (∞ Nutzer)
Wenn
Solo-Freelancer mit Projekten
Dann
Toggl Track Free (5 Nutzer, schönes Reporting)
Wenn
ArbZG-Konformität nötig, 1 Person
Dann
Clockodo Free (deutsches RZ)
Wenn
Automatisches Activity-Tracking
Dann
TimeCamp Free
Wenn
Rechnungen direkt aus Zeiten
Dann
Harvest 30d Trial → dann ab 12 $/Mo
Wenn
Gastronomie / Schichtarbeit
Dann
gastromatic oder Crewmeister (bezahlt)
Häufige Fragen: Zeiterfassung kostenlos
Erfüllt Clockify die deutschen ArbZG-Anforderungen?
Bedingt: Clockify erfasst Start- und Endzeiten, was die Grundanforderung des BAG-Urteils 2022 erfüllt. Probleme: (1) US-Server — DSGVO-Risiko ohne EU-Standardvertragsklauseln; (2) Kein dediziertes ArbZG-Schichtbuch; (3) Keine automatischen Überstundenwarnungen. Für vollständige ArbZG-Konformität: Clockodo (deutsches RZ).
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
Für Mindestlohnempfänger nach MiLoG §17: 2 Jahre. Nach dem BAG-Urteil September 2022 (1 ABR 22/21): alle Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre. Achtung: Einige kostenlose Tools löschen Daten früher. Clockify, Toggl und Clockodo bewahren dauerhaft auf.
Kann ich Clockify für die Gehaltsabrechnung nutzen?
Für die Zeiterfassung ja — Clockify exportiert Stunden als CSV. Aber für echte Lohnbuchhaltung (Lohnsteuer, SV-Beiträge, DATEV-Export) brauchst du spezielle Lohnbuchhaltungssoftware. Clockodo bietet im bezahlten Plan DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Ist Toggl Track wirklich dauerhaft kostenlos für 5 Nutzer?
Ja. Toggl Track Free ist dauerhaft kostenlos für bis zu 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte und Zeiteinträge. Es fehlen: Lohnzuschläge, Schichtplanung, Genehmigungs-Workflows. Für mehr als 5 Nutzer: Clockify Free (unbegrenzt) oder Toggl Track Starter ab 9 $/Nutzer/Mo.
Muss ich als Selbständiger Arbeitszeiten erfassen?
Als Selbständiger ohne Angestellte: nein, gesetzlich nicht. Aber für Kundenabrechnung nach Stundenaufwand und Projektdokumentation ist Zeiterfassung sehr sinnvoll. Sobald du Mitarbeiter (auch Minijobber) beschäftigst, gilt das ArbZG und du musst deren Zeiten erfassen.