Crewmeister vs ZEP 2026: Welche Zeiterfassung ist besser?

Crewmeister und ZEP sind beide deutsche Zeiterfassungs-Lösungen mit Server in Deutschland und ArbZG-konformer Zeiterfassung – aber sie sind für grundverschiedene Unternehmenstypen gemacht.

Crewmeister ist Testsieger im Preis-Leistungs-Vergleich 2026 und wurde explizit für Schichtbetriebe entwickelt. Arbeitszeiterfassung per App oder Tablet, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und DATEV-Export für die Lohnabrechnung – das sind die Kernstärken. Ab 1,50 Euro pro Nutzer ist Crewmeister zudem die günstigste Lösung im Vergleich.

ZEP ist Testsieger für Projektteams und Agenturen (trusted.de) und vereint Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einem System. Projektzeiten werden auf Kunden und Projekte gebucht, Budgets werden in Echtzeit kontrolliert, und abrechenbare Stunden werden direkt in Rechnungen umgewandelt.

Du führst einen Schichtbetrieb (Gastronomie, Handel, Handwerk, Pflege) und brauchst einfache Arbeitszeiterfassung mit Urlaubsverwaltung zum günstigsten Preis? Crewmeister ab 1,50 Euro.

Du leitest eine Agentur oder ein Projektteam und willst Projektzeiten erfassen, direkt abrechnen und Budgets kontrollieren? ZEP ab 9 Euro.

Die Entscheidung fällt meist klar nach Unternehmenstyp: Schichtbetrieb → Crewmeister, Projektteam → ZEP.

Crewmeister ist deutlich günstiger: ab 1,40 Euro pro Nutzer und Monat für reine Zeiterfassung, Zeiterfassung Plus ab 1,94 Euro, Urlaubsplaner ab 0,55 Euro, Schichtplaner ab 0,92 Euro – alle Module einzeln zubuchbar.

ZEP kostet ab 9 Euro pro Nutzer und Monat mit 30 Tagen kostenlosem Test. Dafür bekommt man aber auch deutlich mehr: vollständiges Projektmanagement, Rechnungsstellung und Budgetkontrolle.

Crewmeister: Zeiterfassung 1,40 €/Nutzer/Monat, Zeiterfassung Plus 1,94 €/Nutzer/Monat, Urlaubsplaner 0,55 €/Nutzer/Monat, Schichtplaner 0,92 €/Nutzer/Monat – alle Module einzeln buchbar. Für ein Team mit 10 Personen: ca. 14–20 Euro im Monat.

ZEP: ab 9 Euro pro Nutzer und Monat, inklusive Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Reporting. Für ein Team mit 10 Personen: ca. 90 Euro im Monat.

Fazit: Crewmeister ist für Schichtbetriebe erheblich günstiger. ZEP rechtfertigt seinen höheren Preis durch den vollen Projektmanagement-Funktionsumfang.

Crewmeister: Arbeitszeiterfassung per App/Browser/Tablet, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, DATEV-Export, GoBD-konforme Dokumentation, ArbZG-konform, GPS-Option. Klar fokussiert auf Arbeitszeiterfassung und Schichtbetrieb.

ZEP: Projektzeiterfassung, vollständiges Projektmanagement, Rechnungsstellung aus erfassten Zeiten, Budgetkontrolle, Workload-Planung, DATEV-Anbindung für Lohnabrechnung, Revisionssichere Zeiterfassung. Ein komplettes Projektsteuerungssystem.

Crewmeister ist für maximale Einfachheit entwickelt: Einrichtung oft in unter 5 Minuten, Mitarbeitende stempeln per App ein und aus. Der kostenlose Einrichtungsservice hilft neuen Nutzern direkt beim Start.

ZEP ist umfangreicher und braucht mehr Einarbeitungszeit. Die Projektstruktur muss zuerst aufgebaut werden, bevor sinnvoll Zeiten erfasst werden können. Für Agenturen ist das nötige Investment – für einfache Schichtbetriebe wäre es überdimensioniert.

Beide bieten DATEV-Export für die Lohnabrechnung. ZEP geht weiter: Aus erfassten Projektzeiten lassen sich direkt Rechnungen an Kunden erstellen – das ist der zentrale Vorteil für dienstleistungsbasierte Unternehmen. Crewmeister fokussiert auf die Lohnseite, nicht auf Kundenabrechnung.

Weder Crewmeister noch ZEP sind auf E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) ausgelegt. Für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist ein separates Buchhaltungsprogramm erforderlich.

Crewmeister automatisiert Urlaubsberechnung, Überstunden-Tracking und DATEV-Export. Die Zeiterfassung selbst ist bewusst einfach gehalten – keine komplexe Automatisierung, aber auch keine Einarbeitung nötig.

ZEP automatisiert Projektbudget-Warnungen, Rechnungsstellung aus Zeiten und Workload-Berechnungen. Für Agenturen, die wissen wollen ob Projekte noch im Budget sind, ist das entscheidend.

Crewmeister ist die klare Empfehlung für Schichtbetriebe: Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, Pflege, Produktion. Der günstigste Preis ab 1,50 Euro, kostenloser Einrichtungsservice und einfachste Bedienung machen es zur unkompliziertesten Lösung für die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung.

ZEP ist die klare Empfehlung für Agenturen, Beratungen und Projektteams. Wer nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern auch Projekte steuern und Stunden direkt abrechnen will, braucht ZEPs Projektmanagement-Tiefe.

Die Entscheidung fällt klar nach Unternehmenstyp: Schichtbetrieb → Crewmeister, Projektteam → ZEP.