Crewmeister vs ZEP 2026: Schichtbetrieb vs Projektteam — welches Tool passt?

Crewmeister und ZEP sind beide deutsche Zeiterfassungstools mit Server in Deutschland und DSGVO-Konformität — aber sie bedienen fundamental unterschiedliche Zielgruppen. Crewmeister ist für Schichtbetriebe gebaut: Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, Pflege, Logistik. Stempeluhr, Schichtplan, Urlaubsverwaltung — alles für gewerbliche Mitarbeiter ohne Büro. ZEP dagegen ist für wissensintensive Dienstleister: Agenturen, IT-Beratungen, Ingenieurbüros. Zeiterfassung auf Projekte und Aufgaben, Projektcontrolling, direkte Rechnungsstellung aus erfassten Stunden. Diese Seite erklärt, wer welches Tool wirklich braucht — und wann ein Wechsel sinnvoll ist.

Du hast Schichtmitarbeiter in Gastronomie, Handel oder Handwerk → Crewmeister. Du leitest ein Projektteam in einer Agentur oder IT-Beratung → ZEP. Beide Tools sind deutsch, DSGVO-konform und ArbZG-konform — aber ihre Kernfunktionen überschneiden sich kaum.

Crewmeister ist günstiger: ab 1,50 €/Nutzer/Monat für die Basis-Zeiterfassung, Full-Service ab 4 €/Nutzer. ZEP kostet ab 9 €/Nutzer/Monat — deutlich mehr, aber mit integriertem Projektmanagement und Rechnungsstellung, was externe Tools ersetzt. Für Schichtbetriebe mit 10–50 Mitarbeitern ist Crewmeister die wirtschaftlichere Wahl. Für Agenturen, die ZEP als Ersatz für CRM + Zeiterfassung + Rechnungsprogramm nutzen, kann ZEP trotz des Preises günstiger sein als drei Einzeltools.

Crewmeister: Basic ab 1,50 €/Nutzer/Monat (nur Zeiterfassung), Professional ab 3 €/Nutzer (+ Urlaubsverwaltung, Schichtplan), Full-Service ab 4 €/Nutzer (+ Lohnabrechnung-Export, DATEV). ZEP: Professional ab 9 €/Nutzer/Monat (Zeiterfassung + Projektcontrolling), Enterprise ab 12 €/Nutzer (+ Ressourcenplanung, CRM-Modul). Beide ohne Einrichtungsgebühr. ZEP: 30 Tage kostenlos. Crewmeister: 14 Tage kostenlos. Aktuelle Preise immer direkt beim Anbieter prüfen.

Crewmeister-Kernfunktionen: Stempeluhr per App oder Terminal-Hardware, Schichtplanung mit Drag-and-Drop, Urlaubsverwaltung, Überstundenkonto, ArbZG-konforme Dokumentation, DATEV-Lohnexport. ZEP-Kernfunktionen: Projektzeiterfassung auf Aufgaben/Tickets, Projektcontrolling mit Budget-Tracking, Rechnungsstellung direkt aus Stunden, Angebotserstellung, Ressourcenplanung, DATEV-Export für Lohnabrechnung. Überschneidung: beide bieten Zeiterfassung per App, Berichte, deutsche Server und DSGVO-Konformität. Der Rest ist komplett unterschiedlich.

Crewmeister ist für Mitarbeiter ohne Bürotätigkeit optimiert: einfachste Stempeluhr-Bedienung, kein Login-Stress, optional als Terminal-Hardware. ZEP ist für Wissensarbeiter optimiert: Zeiterfassung in Tasks und Projekte, Desktop-App, Web-Interface. Beide haben kurze Einarbeitungszeiten für ihre jeweilige Zielgruppe.

Crewmeister integriert sich mit der Lohnabrechnung: DATEV-Export, Minijob-Verwaltung, Zuschläge für Nacht/Sonn- und Feiertagsarbeit. ZEP fokussiert auf Projektabrechnung: automatische Rechnungserstellung aus Stunden, Aufwandspositionen und Festpreisen, Schnittstelle zu Lexoffice und SevDesk für Buchhaltung.

Crewmeister hat keine E-Rechnungsfunktion — das ist kein Rechnungsprogramm. ZEP erstellt Ausgangsrechnungen, die an Kunden gesendet werden — E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) ist in der Roadmap, aktuell aber nicht nativ integriert. Für E-Rechnung empfiehlt sich die Verbindung mit Lexoffice oder SevDesk.

Crewmeister: automatische Urlaubsberechnung, automatische Überstundenberechnung, automatischer Schichtplan-Export. ZEP: automatische Rechnungsstellung aus Projektzeiten, automatisches Budget-Monitoring mit Alarm, API für eigene Integrationen, Slack-Anbindung.

Die Empfehlung ist einfach: Wenn du Schichtmitarbeiter hast, die Stunden stempeln müssen — Crewmeister. Wenn du ein Projektteam führst, das Stunden auf Kunden abrechnet — ZEP. In beiden Fällen bekommst du ein deutsches Tool, das DSGVO-konform ist und ArbZG erfüllt. Der Versuch, mit dem falschen Tool zu arbeiten, kostet mehr Zeit als der Wechsel.