Projektzeiterfassung 2026: Stunden auf Projekte buchen und Kosten kontrollieren
ZEP, Toggl Track, Harvest und Clockify Projects im Vergleich — für Agenturen, Berater, Freelancer und IT-Unternehmen die Projektzeiten erfassen und in Rechnungen umwandeln wollen.
Thema
Ratgeber
Veröffentlicht
20. Juni 2026
Aktualisiert
20. Juni 2026
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Martin Frost beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit digitalen Business-Prozessen, Buchhaltungssoftware und kaufmännischen Tools für kleine Unternehmen und Selbstständige.
Überblick
Wer Stunden als Dienstleistung verkauft, braucht genaue Projektzeiterfassung — als Grundlage für korrekte Rechnungen, für die Kalkulation zukünftiger Projekte und für die Rentabilitätsanalyse pro Kunde oder Projekt.
Der Unterschied zu einfacher Zeiterfassung: Projektzeiterfassung ordnet jede Minute einem Kunden, einem Projekt und einer Aufgabe zu. Daraus entstehen detaillierte Berichte: Wie viele Stunden haben wir für Kunde X in diesem Monat gearbeitet? Ist das Projekt noch im Budget? Welcher Mitarbeiter arbeitet an welchem Projekt?
Für Agenturen, Steuerberater, Unternehmensberater, IT-Unternehmen und Freelancer ist das der Kern ihres Abrechnungsprozesses.
Worauf solltest du achten?
Empfehlung von AnbieterPilot
Für Freelancer und kleine Agenturen: Toggl Track (kostenlos bis 5 Nutzer, schnellste Zeiterfassung) oder Clockify (kostenlos ohne Nutzerlimit). Für Agenturen mit direkter Rechnungsstellung: Harvest (beste Rechnungsintegration). Für Ingenieurbüros, IT und Unternehmensberatung mit komplexen Projekten: ZEP.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einfacher Zeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Einfache Zeiterfassung zeichnet Kommen/Gehen auf — primär für Arbeitszeitgesetz-Konformität. Projektzeiterfassung ordnet jede Arbeitsstunde einem Projekt, Kunden und einer Aufgabe zu. Das ermöglicht projektbezogene Abrechnung, Budgetkontrolle und Rentabilitätsanalyse pro Projekt oder Kunden.
Kann ich Projektzeiten direkt in eine Rechnung umwandeln?
Mit den richtigen Tools ja: Harvest erstellt Rechnungen direkt aus Zeiteinträgen. Toggl Track hat eine Rechnungsfunktion im kostenpflichtigen Plan. ZEP exportiert Stunden für Rechnungssoftware. Clockify exportiert CSV für lexoffice oder sevDesk. Die nahtloseste Integration hat Harvest (englischsprachig) oder ZEP (deutschsprachig).
Wie funktioniert Budget-Tracking bei Projekten?
Du definierst ein Projektbudget in Stunden oder Euro. Die Software vergleicht laufend: geplante vs. bereits verbrauchte Stunden. Bei 80% des Budgets kommt automatisch eine Warnung. So erkennst du früh, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft — bevor du den Kunden überschreitest.
Welche App für Projektzeiterfassung eignet sich für Freelancer?
Toggl Track Free (bis 5 Nutzer, unbegrenzt Projekte) ist die beste kostenlose Lösung für Freelancer. Clockify ist ebenfalls kostenlos und hat kein Nutzerlimit. Harvest (ab ca. 12 $/Nutzer/Monat) lohnt sich sobald du Rechnungen direkt aus Zeiten erstellen willst.
Wie analysiere ich die Rentabilität meiner Projekte?
Rentabilität = (Projektumsatz) - (geleistete Stunden × Stundensatz). Tools wie ZEP, Harvest und Toggl Track (paid) erstellen diese Analyse automatisch pro Projekt und Kunde. So siehst du welche Kunden und Projekttypen profitabel sind — und wo du zu billig kalkuliert hast.