Schichtplanung Software 2026: Dienstpläne digital erstellen und teilen
Crewmeister, Papershift, Planday und When I Work im Vergleich — welches Tool für automatische Schichtplanung, Mitarbeiter-Verfügbarkeiten und Arbeitszeitgesetz-Konformität in Deutschland.
Thema
Ratgeber
Veröffentlicht
20. Juni 2026
Aktualisiert
20. Juni 2026
Praxisnah erklärt
Wichtige Auswahlkriterien verständlich zusammengefasst.
Kaufnah strukturiert
Mit Empfehlung und Weiterleitung zu passenden Vergleichen.
Transparent eingeordnet
Hilfreicher Kontext ohne billigen Affiliate-Look.
Martin Frost beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit digitalen Business-Prozessen, Buchhaltungssoftware und kaufmännischen Tools für kleine Unternehmen und Selbstständige.
Überblick
Dienstpläne per Excel oder Papier zu erstellen kostet Führungskräfte in der Gastronomie, Pflege, Logistik und im Einzelhandel im Schnitt 4-8 Stunden pro Woche — für etwas das Software in Minuten erledigt. Dazu kommen Nachtelefonieren für Krankmeldungen, manuelle Stundennachrechnung und fehlende Übersicht über Überstunden.
Moderne Schichtplanungssoftware automatisiert den gesamten Prozess: Verfügbarkeiten der Mitarbeiter werden digital abgefragt, der Plan wird mit einem Klick generiert, Mitarbeiter erhalten sofort eine App-Benachrichtigung und können Schichten tauschen. Krankmeldungen und Urlaubsanträge fließen automatisch in den Plan ein.
Worauf solltest du achten?
Empfehlung von AnbieterPilot
Für Gastronomie, Pflege und Einzelhandel mit bis zu 50 Mitarbeitern: Crewmeister (deutsch, einfachste Bedienung) oder Papershift (mehr Features, Lohnvorbereitung). Für internationale Teams oder schnellen Einstieg: When I Work. Für komplexe Schichtmuster und große Teams: Planday.
Häufige Fragen
Was kostet Schichtplanungssoftware?
Crewmeister kostet ab 3,80 € pro Mitarbeiter/Monat. Papershift startet bei ca. 3 €/Mitarbeiter/Monat. Planday liegt bei ca. 2,50–4 €/Nutzer/Monat je nach Plan. When I Work hat einen kostenlosen Plan für bis zu 75 Mitarbeiter mit Basisfeatures. Bei 20 Mitarbeitern liegen die Kosten typischerweise zwischen 60-100 €/Monat.
Kann Software den Dienstplan automatisch erstellen?
Ja, moderne Tools können Dienstpläne automatisch generieren basierend auf: Schichtbedarf, Mitarbeiter-Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitgesetz-Anforderungen und bestehenden Verträgen (Stunden pro Woche). Crewmeister und Papershift bieten diese Funktion. Der automatische Plan braucht meist noch manuelle Feinanpassung.
Wie erhalten Mitarbeiter ihren Dienstplan?
Alle modernen Tools haben Mitarbeiter-Apps: Push-Benachrichtigung bei Planveröffentlichung, Schichtdetails im App, Möglichkeit zur Bestätigung und Schichttausch-Funktion. Einige erlauben auch SMS-Benachrichtigung für Mitarbeiter ohne Smartphone. Die App ist für Mitarbeiter in der Regel kostenlos.
Was muss ich beim Arbeitszeitgesetz in der Schichtplanung beachten?
Wichtigste Regeln: max. 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag, 11 Stunden Mindestruhezeit zwischen Schichten, 6 Stunden Arbeit → 30 Minuten Pause, 9 Stunden → 45 Minuten Pause. Sonn- und Feiertagsarbeit ist in den meisten Branchen genehmigungspflichtig. Gute Schichtplanungssoftware warnt automatisch bei Verstößen.
Kann ich Schichtplanung mit Zeiterfassung kombinieren?
Ja, und das ist empfehlenswert: Der geplante Schichtplan und die tatsächlichen Arbeitszeiten werden direkt verglichen — Abweichungen werden sofort sichtbar. Crewmeister kombiniert beides in einem System. Für Unternehmen die bereits ein Zeiterfassungstool haben (z.B. Clockodo), gibt es oft Importfunktionen für Schichtpläne.